Les validations se perdent
Une décision est demandée par e-mail, relancée manuellement puis difficile à retrouver plusieurs semaines plus tard.
Smart Flow · Automatisation
Automatiser ce qui est répétitif. Garder l’humain là où il décide.
GE2Smart transforme les chaînes d’e-mails, relances manuelles et validations invisibles en workflows lisibles, traçables et adaptés aux exceptions.
Un bon workflow ne se contente pas d’aller plus vite. Il rend le processus compréhensible.
Avant d’automatiser, nous clarifions les déclencheurs, responsabilités, délais, règles de décision et chemins d’exception. Le logiciel exécute ensuite ce qui peut l’être sans masquer la gouvernance.
Les délais dépendent de la mémoire
Aucune alerte commune ne signale qu’un dossier attend une action ou dépasse une échéance.
Les règles ne sont pas homogènes
Chaque personne applique sa propre interprétation selon le canal ou l’urgence du moment.
Les exceptions bloquent tout
Une automatisation trop rigide échoue dès qu’un cas sort du chemin nominal.
Briques d’automatisation
Du déclencheur à la preuve de clôture.
Le workflow peut vivre dans une application dédiée ou relier plusieurs outils existants.
Déclencheurs
Formulaire, statut, date, e-mail, import ou événement provenant d’une autre application.
Règles métier
Seuils, catégories, risques, montants et conditions déterminent la suite du parcours.
Approbations
Une ou plusieurs validations avec délégation, commentaires et preuve horodatée.
Échéances et relances
Délais, rappels, escalades et listes d’actions pour éviter les dossiers oubliés.
Génération et envoi
Documents et notifications préparés à partir des données validées.
Gestion des exceptions
Chemins alternatifs, retour en arrière et reprise manuelle sans casser la traçabilité.
Exemple de validation
Une condition commerciale spéciale qui ne doit plus voyager par e-mail.
Le commercial demande une remise, joint un devis, attend une réponse puis modifie manuellement le document. La décision et sa justification sont difficiles à retrouver.
Le workflow calcule le niveau d’approbation, prévient le bon responsable, conserve les commentaires et génère la version validée du devis.
Le délai de décision est visible, les règles sont homogènes et chaque exception reste justifiée et traçable.
Cas d’usage proches
Des scénarios concrets, pas une liste abstraite de fonctions.
Chaque exemple part d’un fonctionnement actuel, décrit l’outil envisageable et précise le résultat recherché.
Industrie
Workflow
Devis et validation de conditions spéciales
Les remises, marges et conditions dérogatoires suivent un circuit d’approbation traçable.
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Industrie
Workflow
Workflow de non-conformité et actions correctives
Déclaration, analyse, action corrective, preuve, responsable et clôture dans un flux auditable.
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Tous secteurs
Workflow
Onboarding collaborateur transverse
RH, manager, IT et services généraux partagent les tâches et échéances avant l’arrivée.
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IT & DSI
ITSM
Workflow de Change Management
Risque, impact, approbations, calendrier, tâches, retour arrière et preuve de clôture.
Voir la solution associéeConstruire vite, sans construire à l’aveugle.
Le prototype réduit le risque. Le cadrage des données, droits et exceptions protège la mise en production.
Formaliser le flux
Le chemin nominal et les exceptions sont représentés avec les équipes concernées.
Choisir le bon niveau d’automatisation
Certaines tâches sont exécutées, d’autres seulement préparées pour validation.
Tester les cas limites
Absence d’un valideur, données manquantes, doublons et retour en arrière sont prévus.
Mesurer les délais
Les étapes lentes et les causes de blocage deviennent visibles après déploiement.
La valeur doit être visible dans le travail quotidien.
01Des décisions traçables et retrouvables
02Moins de relances manuelles
03Des règles appliquées de façon cohérente
04Des exceptions gérées sans perdre l’historique
Avant de cadrer votre projet.
Les réponses restent générales. Les données, risques et contraintes de votre entreprise déterminent le périmètre final.
Faut-il automatiser tout le processus ?+
Non. Les étapes sensibles, ambiguës ou rares peuvent rester humaines. L’automatisation doit surtout supprimer les tâches répétitives et préparer les décisions.
Peut-on gérer plusieurs niveaux de validation ?+
Oui, selon les montants, catégories, risques, sites ou autres règles métier.
Que se passe-t-il lorsqu’un valideur est absent ?+
Délégation, suppléance, escalade ou réaffectation peuvent être prévues selon votre gouvernance.
Peut-on connecter plusieurs logiciels ?+
Oui si les systèmes disposent d’API ou de mécanismes d’échange suffisamment fiables. Chaque connexion est évaluée séparément.
Votre cas réel
Montrez-nous le processus actuel.
Montrez-nous le processus actuel.
Nous vous dirons ce qui mérite d’être construit.
Un fichier, une capture, un formulaire ou une explication du quotidien suffit pour commencer.